Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für Bewerber*innen bei der codecentric AG und ihrer Tochterunternehmen

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Der Schutz
Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Das Bewerbermanagement wird über Personio
SE & Co. KG als unseren Auftragsverarbeiter abgebildet. Nachstehend informieren wir Sie
ausführlich über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des
Bewerbungsprozesses.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher: codecentric AG, Hochstraße 11, 42697 Solingen
Datenschutzbeauftragter: Sie erreichen unseren Konzern-Datenschutzbeauftragten wie folgt:
codecentric AG
Datenschutzbeauftragter
Hochstr. 11
42697 Solingen
oder per E-Mail an datenschutz@codecentric.de.

2. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzrechts sind personenbezogene Daten, d.h. Informationen, die
sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (im Folgenden
„Daten“).

3. Welche personenbezogenen Daten werden durch uns erhoben?

Wenn Sie sich bei uns auf eine Position bewerben, erfassen wir die folgenden Daten von
Ihnen: Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen:

● Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift,
Wohnort, Postleitzahl, Land.
● Vertragsstammdaten/Qualifikationen: Informationen aus Ihrem Lebenslauf zur
Berufserfahrung (Ein-/Austrittsdatum, Namen von Arbeitgebern, Stellenbezeichnung,
Stellenbeschreibung), Ausbildungshintergrund (Start-/Enddatum, Name der
Bildungseinrichtung, Abschluss, Noten) sowie sonstige Dokumente (Anschreiben,
Referenzen).
● Sonstige persönliche Informationen: Gegebenenfalls Ihr Foto, Angaben zum
Familienstand sowie zu Kindern, Religionszugehörigkeit, Angaben zur beruflichen
Weiterbildung und Qualifikation.
● Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Informationen zu
Behinderungen oder die Schwerbehinderteneigenschaft, die Sie freiwillig in Ihrem
Bewerberprofil eingeben oder ohne Aufforderung Ihrem Lebenslauf hinzufügen.
Daten, die wir über Sie erheben oder von Dritten erhalten:
● Ihre im Online-Bewerbungsportal vorgenommenen Einstellungen, z. B. zu
Positionen, die für Sie von Interesse sind.
● Informationen aus Ihren berufsorientierten Social-Media-Profilen, sofern diese
öffentlich einsehbar sind.
● Ihre IP-Adresse sowie Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles beim Besuch
Ihres Bewerberprofils.
● Daten zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Ihrem Werdegang, die uns
gegebenenfalls von externen Personalberatern zur Verfügung gestellt werden.

4. Auf Basis welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Daten nur im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen
Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem BDSG. Die Verarbeitung basiert unter
anderem auf folgenden Rechtsgrundlagen:
● Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG): Die
Verarbeitung ist erforderlich, um eine Entscheidung über die Begründung eines
Beschäftigungsverhältnisses mit uns treffen und das Auswahlverfahren durchführen
zu können.
● Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO): Dies gilt für Verarbeitungen, für die
Sie uns Ihre freiwillige und ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, beispielsweise
für die Aufnahme in den Talent-Pool. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit
mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
● Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO): Dies
ist erforderlich, um rechtlichen Pflichten, denen wir unterliegen, gerecht zu werden.
● Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO): Dies betrifft
Verarbeitungen zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, sofern
Ihre entgegenstehenden Interessen nicht überwiegen.

5. Zu welchen Zwecken werden wir Ihre Daten verarbeiten?

Wir verarbeiten Ihre Daten für die folgenden Zwecke:
Vertragsbezogene Verarbeitungszwecke (gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG):
Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und
zur Bewertung, ob Sie für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind.
Das Bewerbermanagement über Personio umfasst dabei insbesondere:
● Das Anlegen, Verwalten und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen.
● Das Anlegen und Verwalten Ihrer Bewerberdaten.
● Die Durchführung der Bewerberkommunikation über E-Mail.
● Das Finden passender Bewerber, die Bewertung der Bewerber und die Auswahl für
die jeweilige Stelle.
● Die Erstellung von Angeboten und Vertragsentwürfen für Bewerber.
● Das Tracking von Recruiting-Kanälen.
● Im Falle einer Zusage verarbeiten wir Ihre Daten zur Erstellung eines
Arbeitsvertrages und zur Überführung in das Mitarbeiterverhältnis.

Weiterleitung an Konzerngesellschaften: Ihre Daten können an andere
konzernverbundene Unternehmen der codecentric AG weitergeleitet werden, sofern sich aus
der Stellenbeschreibung ein Konzernbezug ergibt und diese Unternehmen in den
Auswahlprozess einbezogen werden müssen. Datenverarbeitung aufgrund von Einwilligungen (gemäß Art. 6 Abs. 1 S.
1 lit. a) DSGVO):

Wir verarbeiten Ihre Daten für die nachfolgend genannten Zwecke nur, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben:
● Nutzung Ihrer Daten zur Information über Stellenangebote: Zusendung von
Informationen zu neuen, auf Ihr Profil passenden Stellenangeboten per E-Mail.
● Weiterleitung Ihrer Bewerbung: Weiterleitung an andere konzernverbundene
Unternehmen der codecentric AG, falls das aktuelle Bewerbungsverfahren für Sie
keinen Erfolg hatte, um Ihnen eine Tätigkeit bei einer Tochtergesellschaft zu
ermöglichen.
● Speicherung Ihrer Bewerbung im Talentpool: Speicherung Ihrer Bewerbung über
die regulären Aufbewahrungsfristen hinaus zur Aufnahme in einen Talentpool, auf
den alle Gesellschaften der codecentric AG Zugriff haben.
Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs.
1 S. 1 lit. c) DSGVO):

Wir verarbeiten Ihre Daten, um rechtliche Ansprüche gegen Sie geltend zu machen oder uns
gegen rechtliche Ansprüche (etwa aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) zu
verteidigen. Sofern Sie eine sicherheitsrelevante Tätigkeit ausüben sollen, erfolgt eine
Verarbeitung von Daten, um gesetzlichen Verpflichtungen, wie dem Abgleich mit Anti-
Terrorlisten (§ 11, 31 Sicherheitsüberprüfungsgesetz), nachzukommen und Strafzahlungen
zu vermeiden.

Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO):
● Speicherung von Zugriffsdaten: Speicherung von Zugriffsdaten in Server-Logfiles
(z.B. Name der angeforderten Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene
Datenmenge, anfragender Provider) zur Sicherstellung eines störungsfreien
Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots.
● Betrugsprävention: Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere Ihrer IP-Adresse, um
Betrugsverdachtsfälle zu untersuchen bzw. zu verhindern.
● Erstellung anonymisierter Berichte: Erstellung von Berichten aus Ihren Daten, um
etwa die Anzahl der Bewerber für eine bestimmte Stellenausschreibung zu
beurteilen. Aus diesen Reports ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich. Das
Bewerbermanagement mit Personio ermöglicht ebenfalls die Anfertigung von
Berichten und Auswertungen.

6. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und mit wem werden Ihre Daten geteilt?

Wir übermitteln Ihre Daten an die folgenden Empfänger zu den jeweils genannten Zwecken:
Interne Empfänger:
● Personalabteilung (PESO): Zur Sichtung und Bewertung Ihrer
Bewerbungsunterlagen und zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens
(z.B. Auswahlgespräche) auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
● Vorgesetzte bzw. für die Einstellung verantwortliche interne Stellen: Zur
Bewertung der Bewerber und zur Optimierung von Personaleinsatz und Prozessen.
● Geschäftsführer bzw. Vertretungsberechtigte Personen: Für die Entscheidung
über die Einstellung und die Unterschrift des Arbeitsvertrags.
● Rechtsabteilung: Zur Klärung arbeitsrechtlicher Anforderungen.
● Sonstige Konzerngesellschaften der codecentric AG: Sofern sich die
Stellenbeschreibung auf eine Tätigkeit in einer anderen Gesellschaft erstreckt oder
Sie in die Übermittlung Ihrer Daten eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs.
1 S. 1 BDSG oder Ihre Einwilligung.

Externe Empfänger (Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter):
Wir nutzen externe Dienstleister, die uns bei der Durchführung des Bewerberprozesses
unterstützen. Dies erfolgt auf Basis eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28
DS-GVO. Unser zentraler Auftragsverarbeiter für das Bewerbermanagement ist:

● Personio SE & Co. KG (Seidlstraße 3, 80335 München,
https://www.personio.de/datenschutz/): Betrieb der cloud-basierten Software für
HR Management und Recruiting. Personio dient als unser Online-Bewerbungsportal.
Im Rahmen des Betriebs der Personio Software werden Daten an folgende externe
Stellen weitergegeben, die als Unterauftragsverarbeiter fungieren:
● Amazon Web Services EMEA SARL: Hosting der Software.
● Mailjet SAS: Kommunikation mit dem Bewerber, insbesondere alle über das Online-
Bewerbungsverfahren enthaltenen Daten sowie im Rahmen der E-Mail-
Kommunikation.
● Snowflake Computing Netherlands B.V.: Berichts-Engine.
● Okta Inc.: Für den Authentifizierungsprozess (Login-Daten).

7. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir übermitteln Ihre Daten gegebenenfalls an andere Konzerngesellschaften der codecentric
AG oder an Dienstleister, die ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
(EWR) haben können, sofern dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder zur Begründung
des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Die Übermittlung erfolgt nur, wenn der EU-Kommission ein angemessenes
Datenschutzniveau bestätigt wurde (Art. 45 Abs. 1 DS-GVO) oder sofern
Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 c) DS-GVO abgeschlossen wurden.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Daten werden im Einklang mit Art. 17 DSGVO so lange gespeichert, wie wir gesetzlich
dazu verpflichtet sind oder wir Ihre Daten für die in Ziffer 5 genannten Zwecke benötigen.
Nach vollständiger Abwicklung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten für die
weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht,
sofern keine längere Speicherung gesetzlich erlaubt ist oder Sie nicht in eine längere
Speicherung zum Zweck der Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben.
Grundsätzliche Löschfristen:

● Ihre über das Online-Bewerbungsportal (Personio) eingereichten Bewerbungen
werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht, sofern Sie keiner längeren
Aufbewahrungszeit zugestimmt haben.

● Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem
Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem
Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben.

9. Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffene*r geltend machen?

Sie können uns über die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten erreichen, um Ihre
Betroffenenrechte geltend zu machen.
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
● Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer
Person gespeicherten Daten verlangen, einschließlich der verarbeiteten
Datenkategorien, Verarbeitungszwecke und Empfänger.
● Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger
sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
● Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten
verlangen, wenn diese beispielsweise für die Zwecke nicht länger erforderlich sind,
Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet
wurden. Die Löschung erfolgt nicht, wenn die Verarbeitung zur Einhaltung einer
gesetzlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen notwendig ist.
● Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Ihnen kann das
Recht zustehen, die künftige Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, wenn
beispielsweise die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung
unrechtmäßig ist.
● Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, die uns
zur Verfügung gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und
maschinenlesbaren Format zu erhalten, oder verlangen, dass wir diese Daten direkt
an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit technisch möglich.
● Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer
Daten, die auf berechtigten Interessen beruht, aus Gründen jederzeit widersprechen,
die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre
Daten nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die
Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von
Rechtsansprüchen.

10. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon 0211/38424-0

Telefax 0211/38424-10
Email poststelle@ldi.nrw.de
Internet www.ldi.nrw.de
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei dieser Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie
der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten
gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

11. Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
getroffen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

12. Gibt es automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer
Entscheidung – einschließlich Profiling.

Stand: 01. Dezember 2025

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.